home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr20 / pcl570.zip / TIPS.TUT < prev    next >
Text File  |  1993-06-10  |  42KB  |  726 lines

  1.        
  2.        ---------------------------------------------------------------- 
  3.        
  4.                        COMPUTING TIPS, TRICKS AND TRAPS 
  5.             PLUS COMMENTS REGARDING ENVIRONMENTALLY SAFE COMPUTING
  6.  
  7.        ---------------------------------------------------------------- 
  8.  
  9.        Sometimes it takes months or years to stumble onto the ESSENTIAL 
  10.        tips, tricks and traps with which every new PC user should 
  11.        become acquainted. Let's discuss a few of the more important 
  12.        items which never seem to be covered adequately in the 
  13.        instruction book which arrives with the computer . . . 
  14.           
  15.        Don't experiment with ORIGINAL copies of your files! If you want 
  16.        to tinker with a word processing file or slice and dice your 
  17.        accounting data FIRST make a floppy or hard disk copy of the 
  18.        file and then work on the COPY in case something goes wrong. 
  19.        That way you will have the original to fall back on in case you 
  20.        need it. 
  21.  
  22.        Don't buy floppy disks when the price is too good to believe. If 
  23.        your data is worth anything at all, a few pennies more can make 
  24.        the difference between having that important business letter 
  25.        obtainable or a dreaded error message on the screen that your 
  26.        file format is unreadable just when you needed that file at 3 
  27.        AM. 
  28.  
  29.        Make backup copies of important files. If the data is REALLY 
  30.        important, keep yet a second or third copy in a safe deposit box 
  31.        in case your home or office burns down! Sounds a little severe, 
  32.        but just wait until you discover the joy of doing your income 
  33.        tax return on your PC (fantastic compared to the old pen and 
  34.        pencil way) and then discover somehow the ONLY copy of the file 
  35.        is no good when the IRS decides to perform a routine audit! 
  36.  
  37.        For backup you might want to switch from the COPY command to the 
  38.        sensational DOS XCOPY command (available in DOS versions 3.2 and 
  39.        later) which also allows file copying and backup using 
  40.        additional parameter switches which you can read about in your 
  41.        DOS manual. For example the /S switch used with XCOPY will copy 
  42.        all files from your subdirectories to the new target disk. 
  43.        Adding /P to XCOPY will cause a pause at each step to ask 
  44.        whether you want each file copied. Using the /D switch followed 
  45.        by a date will allow you to copy only those files created or 
  46.        modified on that date or later. All three of these switches can 
  47.        be used in tandem. 
  48.  
  49.        Here's a standard tip which is so simple most people overlook 
  50.        it. Whenever you buy a box of new diskettes, FORMAT them 
  51.        immediately. Why? Reason one: you will find out if any disks are 
  52.        bad and be able to return to the store rather than be down to 
  53.        your last (surprise: defective!) disk when you need it. Reason 
  54.        two: usually you are right in the middle of a long word 
  55.        processed document and need to save the file, but OOPS, your 
  56.        current disk is full. No problem. Just reach into the desk 
  57.        drawer and grab an empty floppy disk. SURPRISE! The floppy disk 
  58.        is NOT FORMATTED which forces you to exit your word processor, 
  59.        lose the data permanently from RAM memory, and format the disk 
  60.        just as you should have in the first place. Beginners luck, I 
  61.        guess. . . 
  62.  
  63.        Here's an extremely important tip most beginners should 
  64.        consider: AT class computers and those containing a 80286 CPU 
  65.        chip also contain a special battery to maintain the "setup 
  66.        configuration." This battery will eventually die and thus 
  67.        cause you to lose your important setup data. The first sign 
  68.        that your battery is going are mysterious losses of time and 
  69.        dates. Other "strange" data losses may start to occur. 
  70.        
  71.        Eventually your computer will even refuse to start! Preventative 
  72.        maintenance suggests that you dig around on your DOS disk(s) and 
  73.        locate the SETUP program. Run setup and when you see the 
  74.        configuration report screen (lots of funny numbers and 
  75.        settings), hit the SHIFT-PRTSC (Shift key and Print Screen key 
  76.        pressed at the same time). This will force a printout of the 
  77.        valuable setup data to paper. You can also obtain shareware and 
  78.        commercial software programs that will store this data to disk.
  79.        Most experienced users deal with the situation by making a 
  80.        copy of this setup data onto a "safety disk." If your battery 
  81.        dies, you will be able to quickly reconstruct the setup data 
  82.        from your paper sheet or safety disk after replacing the battery 
  83.        and running the setup program (or safety disk backup program.)
  84.        
  85.        A better method, of course, is to realize that the battery 
  86.        contained inside the computer lasts for about 2 to 4 years 
  87.        and simply keep a record (much like oil changes on your car) 
  88.        and manually replace it well before the deadline. Of course 
  89.        when you replace it, run the setup program and record the 
  90.        setup data on paper, since once you remove the battery the 
  91.        data will be lost from memory. You might investigate newer 
  92.        battery systems which automatically recharge themselves from the 
  93.        power source of the computer and thus never need replacement.
  94.        
  95.        IBM originally designed this feature, by the way, to supplant 
  96.        the older "dip switch system" on the first PC's. In older 
  97.        computers of the XT design, a user had to remove the PC cover and 
  98.        carefully set tiny switches deep inside the computer whenever a 
  99.        different circuit board or monitor system was used. This was 
  100.        tedious, so the software equivalent of the tiny switches were 
  101.        created in memory with settings stored by battery (when the 
  102.        computer was shut down). This allowed users to change the setup 
  103.        from the keyboard using the DOS setup program from the DOS disk 
  104.        rather than removing the cover and fiddling with switches. The 
  105.        downside is that now we must replace the battery periodically 
  106.        and of course record the setup data on paper or disk. Technology 
  107.        marches on!
  108.  
  109.        Here's an "insider's" tip power users are familiar with. When 
  110.        working with long text or document files such as instructions 
  111.        for shareware packages, business letters and other text files it 
  112.        is frequently useful to extract small portions to a separate 
  113.        file or print for future reference. Power users frequently use 
  114.        the shareware program LIST which browses or displays these 
  115.        documents and can "clip" screens using the frequently overlooked
  116.        ALT-O key (press and hold ALT then hit O). Assuming LIST is 
  117.        currently browsing your document, it will ask for the name of a 
  118.        file to create which you may supply (e.g., custom.doc). List 
  119.        will extract that single screen of data to the file. As you 
  120.        continue browsing the document, hitting ALT-O will append or add 
  121.        any additional screens to the special target file! When finished 
  122.        you have a compact file of extracted text data which you can save, 
  123.        print or edit with your word processor rather than wading 
  124.        through endless screens of the lengthy master document! LIST 
  125.        is available from all shareware vendors, many computer clubs and 
  126.        individual users. Several shareware vendors are listed in the 
  127.        PC-Learn tutorial on software.
  128.  
  129.        Want the ultimate simple database? Combine LIST with any simple 
  130.        word processor or text editor. Using your word processor type in 
  131.        any list of ideas, phone numbers, addresses, parts inventory 
  132.        which needs to be tracked. Save the information on disk as an 
  133.        ASCII (plain text) file. Load the file into LIST using the 
  134.        appropriate command (e.g., LIST INFO.DOC) and use the high speed 
  135.        search feature by pressing the F key (F for find) and enter a 
  136.        search phrase to locate (e.g., Denver). List will locate that 
  137.        phrase and the information near it very rapidly. Pressing the F3 
  138.        key will take you to the NEXT occurrence of the same search 
  139.        phrase. When finished, hit the HOME key to return to the top of 
  140.        the document to begin a new search. Technically you could use 
  141.        your word processor's search feature to locate information also, 
  142.        but LIST is quicker and more flexible. To update your simple 
  143.        database, periodically edit the master document with your word 
  144.        processor to change, delete or update entries. 
  145.        
  146.        When you turn on your computer each morning does DOS greet you 
  147.        with several prompts instead of one? Do you see:
  148.  
  149.        C>
  150.        C>
  151.        C>
  152.  
  153.        This is easy to fix since most beginners are unaware that 
  154.        someone has probably tinkered with the AUTOEXEC.BAT file and 
  155.        inadvertantly added a few extra carriage returns to the end of 
  156.        the file by pressing the return key several times when the file 
  157.        was orginally created and saved on disk. Simply load AUTOEXEC.BAT 
  158.        back into your word processor and remove all (usually invisible) 
  159.        lines and spaces and carriage returns at the end of the file 
  160.        (use the delete key). Resave the file as ASCII text with the same 
  161.        name and your problem should disappear.
  162.        
  163.        Beginners also need to know about the alternate keyboard. 
  164.        Sometimes you need a special symbol like the cents sign, the 
  165.        British currency (pounds sterling) symbol, or the one half 
  166.        fraction sign. IBM compatable computers contain an "alternate 
  167.        keyboard" system which allows access to special math, foreign 
  168.        language and graphics symbols. The source is a special ASCII 
  169.        chart printed in the appendix of your DOS manual as well as most 
  170.        computer reference books. It's easy to use this system: while 
  171.        you are in your word processor, DOS or other program, press AND 
  172.        CONTINUOUSLY HOLD DOWN the Alt key and then USING ONLY THE 
  173.        NUMBER KEYS ON THE NUMERIC KEYPAD (to the right of the keyboard, 
  174.        not the normal number keys above the keyboard) hit the three 
  175.        digit DECIMAL number code of the special character you need. 
  176.        
  177.        For example, from the ASCII table in the back of my DOS manual I 
  178.        note that the symbol for the British currency Pound is decimal 
  179.        code 156. I hold down the Alt key, press in sequence the three 
  180.        numbers 156 on the numeric keypad and finally release the ALT 
  181.        key to get the proper symbol on my screen. 
  182.               
  183.        There are many useful symbols for foreign languages, math, 
  184.        fractions, foreign currency, symbols to draw boxes, lines and 
  185.        useful graphics symbols. Note that these ASCII symbols will 
  186.        usually display properly on your screen but MIGHT NOT print 
  187.        properly on your printer since some are used for special control 
  188.        codes and other activities. Many will, however, display on both 
  189.        your screen and printer. 
  190.        
  191.        Jot down the codes for the most interesting ASCII symbols to 
  192.        keep near your keyboard! By the way, PC-Magazine published a 
  193.        shareware utility called ASC.COM several years ago (available 
  194.        from many computer clubs and BBS systems) which can "pop up" 
  195.        over many of your programs and display the full ASCII code table 
  196.        for quick reference and handy use if you don't want to go 
  197.        searching for the ASCII index in the back of your DOS manual. 
  198.        
  199.        Before leaving the discussion about the alternate keyboard, note 
  200.        that crucial control of your printer - setting various typefaces 
  201.        and features - can be provided via a combination of batch files 
  202.        and use of the alternate keyboard. See the printer discussion at 
  203.        the end of the PC-Learn batch file tutorial elsewhere on this 
  204.        disk.
  205.  
  206.        Absolutely lethal trick: If you get the message ABORT, RETRY 
  207.        IGNORE? from DOS while you are attempting to copy files from 
  208.        one drive or disk to another DO NOT EVER switch disks in the 
  209.        target drive (i.e., the drive to which files will be sent) then 
  210.        answer RETRY. 
  211.  
  212.        If you do, you will end up with a hopelessly scrambled mess on 
  213.        the target disk if it already has important files in place. This 
  214.        can occur, for example, when you try to copy files to a disk 
  215.        which has a write protect tab in place. Your temptation might be 
  216.        to insert another different disk and retry. However, when DOS 
  217.        copies files, it first reads the directory of the target disk 
  218.        and stores it in memory. If you switch disks, the in-memory copy 
  219.        of the directory of the OLD disk will overwrite the directory of 
  220.        the new disk. Best situation in this case is to answer abort and 
  221.        rekey the operation again (shortcut with DOS is hit F3 to 
  222.        automatically reissue the last command) then try another disk, 
  223.        if necessary. There are other ways this dangerous situation might 
  224.        arise besides a write protect tab, so be careful. 
  225.  
  226.        Don't install or change add-in circuit boards or cards within 
  227.        your computer with the power on. And be extremely careful about 
  228.        static electricity. Try to briefly touch a metal ground such as 
  229.        a lamp or metal window frame to discharge stray static 
  230.        electricity before you touch your fingers inside the PC. Static 
  231.        electricity discharges can blow out one or several integrated 
  232.        circuit chips and leave you with a repair bill of $300 or more! 
  233.  
  234.        If you ever see the message:    ARE YOU SURE (Y/N)?     always 
  235.        answer no unless you really know what is going to happen next! 
  236.        This message usually precedes disaster as DOS prepares to delete 
  237.        all of the files on a floppy disk or format your hard drive and 
  238.        wipe out all data. 
  239.  
  240.        Don't invite dumb power problems. You are typing the last draft 
  241.        of a valuable client contract and your 30 foot long power cord 
  242.        dangles in front of both family cats on its meandering way 
  243.        across the middle of the living room carpet to the wall socket. 
  244.        It is plugged into a rat's nest of four way plug adapters along 
  245.        with high-current drawing air conditioners and toaster ovens. 
  246.        This is a great way to send your data to toaster heaven while we 
  247.        are on the subject. 
  248.  
  249.        Treat your hard drive with EXTREME tender loving care while it 
  250.        is spinning. No bumps, jolts, slams or ramma-lamma-ding-dongs! 
  251.        One little bump will send the read/write heads plowing into the 
  252.        spinning disk surface. Kind of like a 747 jet crash into the 
  253.        library of congress. Translation: large data catastrophe! 
  254.  
  255.        If your data is sensitive and you lock the keyboard with that 
  256.        cute little key which slips into the front panel of your 
  257.        machine, DON'T forget to remove the mouse or other input 
  258.        devices. Since a mouse is an alternate input device, a savvy 
  259.        user can easily direct the computer to spill forth its 
  260.        information even while the keyboard is locked. 
  261.  
  262.        Use the DOS command DISKCOPY in ONLY two cases: to make a backup 
  263.        copy of new commercial software OR when you have somehow damaged 
  264.        a disk and want to work on it with the Norton utilities or some 
  265.        other recovery program. For all other copies you are safer to use 
  266.        the COPY or XCOPY command. Reason? DISKCOPY does not remove file 
  267.        fragmentation which COPY does. Second reason? DISKCOPY can 
  268.        attempt to copy good information onto a target disk sector which 
  269.        has formatted bad or is otherwise unavailable to DOS. Use COPY 
  270.        *.* to copy all files on a disk and you will simultaneously copy 
  271.        everything and unfragment the files. Two operations for the 
  272.        price of one! 
  273.  
  274.        Thunderstorm coming? Shut down the computer and unplug it from 
  275.        the wall INCLUDING the modem or telephone line! LIghtning hits 
  276.        to the power or phone line send very high voltages hurtling down 
  277.        the wire. If you prefer you can leave the computer plugged in 
  278.        and chose as to whether you wish your PC scrambled, sunnyside up 
  279.        or just deep fried! 
  280.  
  281.        Never switch or remove disks in the middle of an aborted program 
  282.        operation. If for some reason you get an error message in the 
  283.        middle of a file copying session or disk writing operation, 
  284.        don't swap in another disk! DOS may think the old disk is still 
  285.        there and continue to write the remainder of the data over 
  286.        something valuable on the new disk! Better to stop what you are 
  287.        doing and issue a non-writing command such as VER or DIR or even 
  288.        shut down the computer in extreme situations rather than mangle 
  289.        two disks with misinformation. 
  290.  
  291.        Be careful using the DOS commands ASSIGN, FORMAT and RECOVER. 
  292.        Especially if you are being a little too clever and change disk 
  293.        drive letters with the DOS commands ASSIGN, JOIN and SUBST. What 
  294.        happens is that you might temporarily rename your hard drive the 
  295.        B: drive and then absent-mindedly try to format B: or recover B: 
  296.        which will lead to a lot of deleted data on your hard drive. 
  297.        Generally the RECOVER command is best removed from your DOS 
  298.        subdirectory and never used. It is just too dangerous! 
  299.  
  300.        If you delete some files by accident, Norton Utilities, PC Tools 
  301.        and several other utility programs can bring them back if you 
  302.        are quick to use them and haven't created or changed any files 
  303.        since the accident. Best to go out and get a copy of Norton, PC 
  304.        Tools or a shareware unerase utility (e.g., Bakers Dozen) before 
  305.        the need arises. Then practice using them on a dummy disk for 
  306.        the likely day you need them. 
  307.  
  308.        Be careful when using the powerful DOS redirection and piping 
  309.        commands discussed in our earlier DOS tutorial. 
  310.  
  311.        (example)     a>sort < this.doc   (sorts contents of this.doc on 
  312.                                          column one and displays contents 
  313.                                          on the monitor - a nice idea!) 
  314.  
  315.        (example)    a>sort > this.doc    (trashes any existing this.doc 
  316.                                          and gives it a file length of 
  317.                                          zero! Bad news!) 
  318.  
  319.        The same advice also applies to using the MORE command with 
  320.        redirection arrows <  > since you can likewise wipe out data 
  321.        files. Watch the direction of those cute little redirection 
  322.        arrows! Same thing applies to using the redirection arrows when 
  323.        you write batch files. Look at the sample line from a batch file 
  324.        listing below: 
  325.  
  326.        (example)   ECHO -------->This message is important! 
  327.  
  328.        In the above example, DOS will erroneously think the little > 
  329.        redirection symbol is telling it to create a file named THIS and 
  330.        use ECHO to redirect text from that line of the batch file into 
  331.        the file. A goofy, dangerous result! Another good boner is the 
  332.        following batch file example: 
  333.  
  334.        (example) ECHO  Now use the c>prompt to return to DOS
  335.  
  336.        The above perfectly innocent batch file line creates a file 
  337.        called PROMPT because DOS spots the > symbol and does what you 
  338.        told it to do! 
  339.  
  340.        Instructions mean business! If program documentation says MUST 
  341.        BE USED ON A COLOR MONITOR don't try to run it on your hercules 
  342.        or monochrome system. Software can indeed destroy a monitor and 
  343.        it only takes a second! Know what your monitor and display card 
  344.        can handle and be SURE that the intended software matches 
  345.        hardware capabilities. 
  346.  
  347.        If you suspect a business or individual may be illegally using a 
  348.        commercial software package, for example buying one copy and then 
  349.        installing MANY copies on various machines, you should report 
  350.        the violation to the Software Publishers Association. Call 
  351.        tollfree: 800/388-7478. SPA use of Federal and State law 
  352.        enforcement methods is sudden and highly visible. The SPA is 
  353.        quite aggressive on this point. The majority of calls received 
  354.        by the SPA are from "whistleblowing" employees within a business 
  355.        which is illegally using software. 
  356.  
  357.        If you use a RAMDISK to hold data be sure to stop every half 
  358.        hour and copy the information into a more permanent floppy or 
  359.        hard disk area in case of power failures. In fact every half 
  360.        hour, check to see that your data from ANY program is 
  361.        transferred to magnetic disk. No exceptions! 
  362.  
  363.        For those using the newer disks having 1.44 Meg and 720 K sizes 
  364.        - those little plastic diskettes - don't swap and mix formats 
  365.        willy nilly. Label the diskettes clearly and know the format 
  366.        density (1.44M or 720K) with which you are working. 
  367.  
  368.        If data is sensitive and you want it GONE from snooping eyes, 
  369.        use a utility like Norton's WIPEFILE to truly delete it from the 
  370.        disk so an office curiosity seeker can't bring it back with an 
  371.        unerase utility! 
  372.  
  373.        Likewise, some word processors create backup files having the 
  374.        extension BAK. You may think you have deleted that sensitive 
  375.        client proposal when a second document CLIENT.BAK also exists! 
  376.  
  377.        DOS manuals make reference to the VERIFY command. You can add 
  378.        the /V switch to the COPY command to supposedly verify the 
  379.        accuracy of the second file copy. Likewise you can turn VERIFY 
  380.        ON and VERIFY OFF from within your AUTOEXEC.BAT file. 
  381.        Unfortunately, the VERIFY command does a rudimentary CRC check 
  382.        which can test only gross errors in file transfers. To be sure 
  383.        the second copy is good, use the COMP command which, although 
  384.        slow, is deadly reliable when you "gotta be sure." The FC 
  385.        command found in MSDOS versions is even better and DOS manuals 
  386.        discuss its use. Likewise use the DISKCOMP command whenever you 
  387.        use DISKCOPY if you absolutely have to be certain that the 
  388.        second diskette is PERFECTLY identical to the first. 
  389.        
  390.        Our next tip concerns computing devices and services to 
  391.        assist the disabled:
  392.  
  393.        AbleData, Adaptive Equipment Dept, Newington Children's 
  394.        Hospital, 181 E Cedar St, Newington, CT 06111 800/344-5405
  395.  
  396.        Accent on Information, POB 700, Bloomington, IL 61702
  397.        309/378-2961.
  398.  
  399.        Apple Computer, Office of Special Educ. and Rehab., 20525 
  400.        Mariani Ave. MS 43F, Cupertino, CA 95014  408/996-1010
  401.  
  402.        Closing the Gap, POB 68, Henderson, MN 56044  612/248-3294
  403.  
  404.        Direct Link of the Disabled, POB 1036, Solvang, CA 93463
  405.        805/688-1603
  406.  
  407.        Easter Seals Systems Office, 5120 S. Hyde Park Blvd, Chicago, IL
  408.        60615  312/667-8626
  409.  
  410.        IBM National Support Center for People with disabilities,
  411.        POB 2150, Atlanta, GA 30055  800/426-2133
  412.  
  413.        Proceedings of Johns Hopkins National Search for Computing 
  414.        Applications to Assist Persons with Disabilities. IEEE Computer 
  415.        Society Press, 10662 Los Vaqueros Circle, POB 3014, Los 
  416.        Alamitos, CA 90720-1264 
  417.  
  418.        American Foundation for the Blind, 15 W. 16th St, NY, NY 10011
  419.        212/620-2000
  420.  
  421.        Trace Research and Devmpmnt, Univ of Wisconson, Madison Room S-
  422.        151, Waisman Ctr, 1500 Highland Ave., Madison WI 53705
  423.        608/262-6966
  424.  
  425.        National ALS Association, 21021 Ventura Blvd, Ste 321, Woodland 
  426.        Hills, CA 91364  818/340-7500
  427.        
  428.        ---------------------------------------------------------------- 
  429.        
  430.                         ENVIRONMENTALLY SAFE COMPUTING
  431.  
  432.        ---------------------------------------------------------------- 
  433.  
  434.        Computing has impacts on the earth and I would like to share a 
  435.        few constructive suggestions and tips about saving resources and
  436.        protecting the environment. 
  437.  
  438.        Computing uses paper. Keep two wastebaskets by your desk and
  439.        recycle. Same for cardboard packing boxes and packing materials
  440.        which arrive with computing equipment.
  441.  
  442.        But let's go a little deeper with the paper issue: Do you really 
  443.        need to print on multiple part carbonless forms and heavyweight 
  444.        computer paper? I use a lightweight 18# paper in my little dot 
  445.        matrix printer. How about carbonless and two part forms? The 
  446.        chemicals used in the manufacture of carbonless paper are toxic. 
  447.        Do you really need a two part form (or 6 part form in the case of 
  448.        some corporations which go wild with multipart forms?) Why not 
  449.        see if a single part form can be made with a tear off stub or 
  450.        perhaps a file saving feature in the software that traps the data 
  451.        and saves it to disk for "your copy" of the form? Just like 
  452.        banks: ask the customer if they want their checks back: meaning 
  453.        does your customer need seven copies of a form or will your monthly 
  454.        invoice statement cover the bill?
  455.        
  456.        Environmentally responsible computing also means ONLY upgrading 
  457.        machines when you really need to or buying a used computer. Here's 
  458.        why: the manufacture of integrated circuits used in computers uses 
  459.        large amounts of concentrated acids, gasses and caustic chemicals. 
  460.        These are stored, recycled or (hopefully) dumped into approved waste 
  461.        sites in normal practice, but the point is do you really need 
  462.        the latest machine and its impact on our planet given the toxic 
  463.        nature of computer manufacturing processes? PC-LEARN is programmed 
  464.        on an XT class machine. I don't need anything better, and when 
  465.        I do, I hope to find a USED "recycled" computer of higher quality 
  466.        rather than buying a new one. Same with printers, modems and so 
  467.        forth! Here in Seattle, several computer brokers specialize in 
  468.        reselling used computers on consignment. Head that direction for 
  469.        your next purchase! It's less expensive and helps the planet!
  470.  
  471.        As a commercial photographer by training, I use a Seattle film 
  472.        lab for some of my photo processing. The lab uses an 8 1/2 by
  473.        11 inch TWO part carbonless form to log in each order, they 
  474.        later mail me a THREE part carbonless invoice for EACH order 
  475.        within a few days by mail, then a final billing statement at 
  476.        the end of the month AND they have 4 computer terminals in the 
  477.        order processing customer counter area of the lab! I am sure 
  478.        their accounting is extraordinarily well documented, but there 
  479.        may not be enough trees on this earth to support this kind of 
  480.        "information flow" if every business operated this way. I could 
  481.        do with a small claim stub when I drop off my film, a little
  482.        itemization printed on the paper envelope which contains the 
  483.        finished order and perhaps a monthly statement printed on 
  484.        recycled paper to summarize the account activity. The ironic 
  485.        footnote is that the same lab has a sign prominently posted in 
  486.        the lobby as to willingness to accept cardboard and plastic 
  487.        (from things like film containers) for the benefit of the 
  488.        environment! Clearly the right hand doesn't know what the left 
  489.        hand is doing and sadly computers are pushing the waste factor 
  490.        in this real life example.
  491.        
  492.        If you suspect I am beating the environmental drum too loudly, 
  493.        back up and consider the financial COST to an operation like the 
  494.        film lab mentioned above. Unwise from the financial end and 
  495.        equally unwise from the environmental end.
  496.  
  497.        Computing uses electricity. If you are just stepping out of the 
  498.        office for a half hour or so, it is probably best for the machine 
  499.        to leave it on and the hard drive spinning to prevent the wear and 
  500.        tear of machine startup which eventually wears out a hard drive.
  501.        
  502.        However, turn off the monitor if you are away for even short 
  503.        periods using its own separate power switch (leaving the PC on) 
  504.        even if you use screen blanker software since the monitor is 
  505.        still drawing power! When should you turn off the machine 
  506.        completely? Use the two hour rule: if you are away from the PC 
  507.        NO MORE than two hours, leave the machine on. If away MORE than 
  508.        two hours, shut it off. Also factor in the dust argument which 
  509.        follows:
  510.        
  511.        Don't leave a PC on all night or LONG periods of time. The dust 
  512.        sucked through your machine by constant fan use will more than 
  513.        offset the savings in wear and tear you may gain by leaving the 
  514.        hard drive spinning! The dust impacts the power supply which is 
  515.        the heart of the system. If the power supply goes bad due to 
  516.        overheating (because of a thick blanket of internal dust) it 
  517.        can destroy your entire PC! For the curious or mechanically adept, 
  518.        open the power supply WITH ALL APPROPRIATE PRECAUTIONS IN AN 
  519.        UNPLUGGED AND COMPLETELY DISCHARGED MACHINE. You will be stunned 
  520.        by the dust you see! I regularly take my pc and power supply cover 
  521.        off and give the internals a LIGHT blast of compressed air (not 
  522.        ozone-destroying freon) to free the dust and help the machine run 
  523.        cooler. I do this every six months.
  524.  
  525.        Do a calculation for your office on your PC: how much wattage
  526.        does an average PC in your office draw per hour? How many PC's
  527.        in your office? What is the TOTAL economic cost leaving them ALL
  528.        on during the night (12 hours?) versus turning them off? Now how 
  529.        much a month, then how much a year. Finally, multiply by the cost
  530.        per killowatt hour for cost per year. This doesn't even consider 
  531.        maintenance savings or waste - just electricity!
  532.               
  533.        Plastics and computing are everywhere. Talk to a recycler and 
  534.        see if they can accept polyethelene packing bags, stryrofoam 
  535.        packing, printer cartridges and so forth. 
  536.        
  537.        If you are involved in large corporate purchases, ask the 
  538.        vendor to supply a one page sheet describing how they use 
  539.        LESS in an environmentally safe way in providing your computing 
  540.        equipment needs (e.g., do they use popcorn from a growing 
  541.        plant (which is now common) rather than styrofoam chips for 
  542.        packing, do they recycle paper in their organization, etc.)? 
  543.        Vendors just might take notice if large organizations asked 
  544.        for a one page "computing impact statement" from each 
  545.        computing supplies vendor. If your vendor doesn't know what 
  546.        you mean by a "computing impact statement," send THIS 
  547.        printout as an example and ask them again for their statement.
  548.        
  549.        Try to recharge printer ink cartridges if possible. Same with 
  550.        laser printers. A nutty but workable method of recharging
  551.        a FABRIC printer cartridge is to take it outside, lay it 
  552.        on a piece of newspaper, pry off the plastic cartridge lid 
  553.        and lightly spray the ribbon with the lubricant WD-40. Replace 
  554.        the lid of the printer cartridge and allow a few hours for the 
  555.        WD-40 oil to redistribute ink from the edges of the ribbon 
  556.        (where the printhead does NOT strike the ribbon) to the center 
  557.        strip of the ribbon. Recharged cartridges at the cost of a few 
  558.        pennies of WD-40! This method works best with cloth fabric 
  559.        ribbons not mylar ribbons, but I am told a few people have even 
  560.        tried this with the mylar ribbons too. Professional ink and 
  561.        ribbon recharge companies exist, investigate this option!
  562.  
  563.        Consider using shareware rather than commercial software. How 
  564.        does this positively affect the environment? Simple. Shareware 
  565.        uses simple packaging or NONE AT ALL since it frequently 
  566.        travels electronically by BBS/modem methods, isn't returned to 
  567.        the wholesaler to be sent to the garbage dump if too many 
  568.        packages are manufactured, supports a small software programmer 
  569.        who has less impact on the earth as a single human being rather 
  570.        than a large corporation and provides you with high quality at 
  571.        a fair price which goes well with the environmental features. 
  572.        This isn't just a sales pitch, shareware DOES have less negative 
  573.        impact on the environment than commercial software!
  574.  
  575.        Speaking of laser printers, the environmental cost and economic 
  576.        cost is NOT favorable. Toner, paper, electricity, everything 
  577.        about lasers is less favorable to the earth. Use a humble dot 
  578.        matrix printer unless you are ready for the final draft. Lasers
  579.        need more maintenance, too. Finally people are forever buying
  580.        MORE plastic font cartridges and upgrades for lasers. 
  581.  
  582.        In this respect, a good compromise if you need laser quality and 
  583.        sharpness in printing, is to consider using BUBBLEJET printers 
  584.        which produce crisp "near laser" quality, but use far less ink, 
  585.        plastic cartridge material and electricity than a conventional 
  586.        laser printer. Most software packages now support bubblejet 
  587.        printers.
  588.  
  589.        Back to the paper issue. Do you really need to send a memo or 
  590.        submit a rough draft on paper? Can you get the boss to accept 
  591.        the memo on disk and teach the boss how to use a simple file 
  592.        browser to read the file? Pick up the phone and call with the 
  593.        information, it is a faster, more human in scale and saves 
  594.        resources.
  595.  
  596.        Let's talk about envelopes: if your office uses window style 
  597.        envelopes for billings or mailings, try to design or use  
  598.        window envelopes WITH EMPTY WINDOW OPENINGS RATHER THAN 
  599.        CLEAR PLASTIC WINDOW OPENINGS. The billing address peeks out the 
  600.        front just the same and becomes recyclable! Plastic containing
  601.        envelopes cannot be recycled. Otherwise try to pre-print the
  602.        address on the return envelope - anything but plastic windows.
  603.  
  604.        FAX processes are wonderful. Investigate FAXing onto disk (using 
  605.        a FAX board installed in your computer) rather than paper 
  606.        printouts of FAXES. This produces an electronic FAX file which 
  607.        is saved on disk rather than printing on paper.
  608.  
  609.        Do you program or sell software? Why not recycle disks? Simply 
  610.        slap your new label over that old disk no longer needed and add 
  611.        a line that "this is a recycled disk" on the bottom of your disk 
  612.        label or jacket. Most folks approve of greeting cards printed on 
  613.        recycled paper. Do you really need to use a fresh new disk to 
  614.        impress your client when a recycled one with a new label will do?
  615.  
  616.        Keep your keyboard, computer and printer clean. Once in a while
  617.        vacuum or dust out the power supply which collects loads of dust.
  618.        Reason: you prevent breakdowns which require repairs or scrapping 
  619.        of the computer. End result: more earth resources used which 
  620.        could have been prevented in the first place with a little
  621.        preventative maintenance.
  622.  
  623.        Look at your software and documentation shelf. Stacks of old 
  624.        computer magazines and documentation pile up! Have a once a 
  625.        month PC recycling party where you rip out pages from 
  626.        documentation and magazines you really need and recycle the 
  627.        remains. Same goes for old disks, binders, the works.
  628.  
  629.        Donations. If computers help you make money, and they do, set 
  630.        aside a small contribution to the non-profit group of your choice 
  631.        which is involved in conservation and recycling. 
  632.  
  633.        Submit suggestions for this little part of the PC-LEARN tutorial 
  634.        on "how your office saves the earth using computers WISELY." I'll 
  635.        try to insert it if valuable and of course, it will float all 
  636.        over the world on BBS systems and shareware distribution points 
  637.        so your small or large suggestion WILL possibly make a difference 
  638.        to somebody in Brazil or China. PC-LEARN is a shareware 
  639.        package which lives electronically on the Compuserve network 
  640.        which is accessed by people all over the world! If possible, send 
  641.        your suggestion on disk in ASCII using your word processor so 
  642.        I can electronically merge it. Then I will put the LATEST copy 
  643.        of PC-LEARN on the disk you sent and return it in your own 
  644.        recycled disk mailer if you also enclose a couple of stamps!
  645.               
  646.        Don't compute when you don't need to! Sometimes it is too easy to 
  647.        turn on the machine and bang out a spreadsheet or draft a memo.
  648.        Can you solve the problem with your BRAIN or grab your rolodex to 
  649.        find that phone number? Our brains our much more capable than 
  650.        the most modern computer. What can you do better by leaving the 
  651.        machine OFF and not using electricity, paper, plastic, ink and
  652.        toner? Finally, turning off the computer means we spend a few
  653.        minutes with each other, rather than our (let's face it) 
  654.        addictive computers. You just may come up with a solution to 
  655.        that budget problem by visiting with a colleague at the next desk 
  656.        rather than recalculating that monster spreadsheet for the millionth
  657.        time trying to find an optimum budget solution for the office.
  658.        The vast majority of business problems are solved by CREATIVITY
  659.        which organic brains do best! 
  660.  
  661.        Print (on paper, unfortunately) this little section of the 
  662.        PC-LEARN computer tutorial and place it on the company bulletin 
  663.        board. This is a win/win situation: your co-workers will start to 
  664.        think about earth conscious computing and if more beginners will
  665.        use PC-LEARN they will learn how to use a computer more 
  666.        efficiently SOONER and thus WASTE LESS paper, electricity and 
  667.        natural resources, does that make sense? Computer beginners can 
  668.        waste a lot of paper, money, time and electricity learning how
  669.        to use a computer. If PC-LEARN helps them learn faster, then
  670.        they should waste less and become proficient more quickly!
  671.  
  672.        Consider renting computer equipment for short term and special 
  673.        projects. Obviously you can save money in most cases, but the 
  674.        larger issue is that you don't impact the environment by using 
  675.        resources for something you can share that computer equipment with 
  676.        many other people via a rental arrangement.
  677.               
  678.        When you print lengthy documents from a disk to paper, 
  679.        investigate clever software products (many of them shareware) 
  680.        which allow you to print FOUR pages in tiny but readable 
  681.        typeface and on BOTH SIDES of the paper. 
  682.  
  683.        Another idea: help me connect with people to translate PC-LEARN 
  684.        into foreign languages. Computers are everywhere and many people
  685.        cannot find out about this list or the concept of computing
  686.        with minimum environmental impact because as Americans we think
  687.        that English is dominant. Environmentally sensitive computing
  688.        takes many forms in many languages! 
  689.  
  690.        Add your suggestion here or mail it to me. You do not need to
  691.        be a registered user of PC-LEARN to submit a suggestion to this
  692.        section!
  693.  
  694.        Suggestion from Mr. Bo Stiff, Charmichael, California . . .
  695.  
  696.        (Letter has been slightly edited and shortened)
  697.  
  698.        "A company I used to work for had a mainframe computer in 
  699.        Connecticut with office hubs in Houston and LA. Approximately 40 
  700.        reports were printed from a spooler set up to do this routine in 
  701.        over 200 offices in the U.S. EVERY NIGHT! The company had a 
  702.        guilty feeling about the environment so asked each office to 
  703.        submit ideas." 
  704.  
  705.        "I suggested that they take the reports off line. Make them 
  706.        available on demand only, put them on a screen with a 48 hour 
  707.        hold on daily reports. 10 day old on weekly reports and 40 day 
  708.        hold on monthly reports. Also suggested that when reports were 
  709.        printed, NOT to send a blank page to set line space or formfeed. 
  710.        This could be performed by the local office if needed. Obviously 
  711.        the computers in the company were turned over to the controllers 
  712.        who decided who got to see which reports and screens." 
  713.  
  714.        "Our initial calculations were staggering, then we found out 
  715.        that we were one of the frugal offices! By our accountant's 
  716.        calculations we cut back over 4000 cases of paper nationwide per 
  717.        MONTH! Latest calculation is closer to 5000 cases." 
  718.  
  719.        Tutorial finished. Have you registered PC-Learn to receive your
  720.        bonus disks? Registration is encouraged. Shareware works on the
  721.        honor system! Send $25 to Seattle Scientific Photography, 
  722.        Department PCL5, PO Box 1506, Mercer Island, WA 98040. Latest 
  723.        version of PC-Learn and two bonus disks shipped promptly!
  724.  
  725.        
  726.